Kaip greitai surinkti svečių atsakymus į vestuvių kvietimą
Pavargote skambinėti svečiams ir klausti, ar jie atvyks? Štai kaip surinkti visus atsakymus vienoje vietoje ir gauti paruoštą svečių sąrašą.
Kvietimai išsiųsti, data artėja, o restoranas jau klausia tikslaus svečių skaičiaus. Ir prasideda: vieni atsakė žinute, kiti – per Messenger, treti pažadėjo „pranešti vėliau“, o ketvirti tiesiog patylėjo. Pažįstama?
Svečių atsakymų rinkimas – vienas labiausiai varginančių vestuvių planavimo darbų. Tačiau jį galima paversti beveik automatiniu.
Kodėl skambučiai ir žinutės neveikia
Kai atsakymai išsibarstę po skirtingus kanalus, lengva ką nors pamiršti. Be to, telefonu dažniausiai sužinote tik „taip“ arba „ne“. O jums reikia daugiau: ar svečias atvyks su antrąja puse, ar yra vegetarų, ar kas nors netoleruoja laktozės ar riešutų. Šios informacijos prireikia restoranui, maitinimo paslaugų teikėjams ir sodinimo planui.
Paprasčiausias sprendimas – RSVP forma vestuvių svetainėje
RSVP (iš prancūzų k. répondez s’il vous plaît – „prašome atsakyti“) forma leidžia kiekvienam svečiui atsakyti pačiam, jam patogiu metu, per kelias sekundes. Kiekvienas atsakymas iškart atkeliauja jums el. laišku. Atsakymai nebėra išsibarstę po žinutes, Messenger ir skambučius.
Gera RSVP forma klausia tik to, ko tikrai reikia. Pavyzdžiui:
- Vardas ir pavardė – kad žinotumėte, kas atsakė.
- Ar dalyvausite? – paprastas „Taip!“ arba „Deja.“
- Su kuo atvyksite – antrosios pusės vardas ir pavardė, kad tiksliai suskaičiuotumėte vietas.
- Mitybos ypatumai ir alergijos – vegetarai, veganai, maisto netoleravimas. Restoranas jums už tai padėkos.
- Daina, kurią išgirdę tikrai eisite šokti – smagus klausimas, kuris svečiams patinka, o DJ gauna paruoštą grojaraštį.
Klausimus galima pritaikyti pagal jūsų poreikius. Galite paklausti, ar svečiui reikės nakvynės, ar atvyks su vaikais, ar važiuos organizuotu transportu. Galite ir pasiklausti, kuriame vestuvių etape svečias dalyvaus.
Tokią formą galite pamatyti mūsų demonstracinėje svetainėje: demo.dalyvausim.lt/rsvp.
Kaip paskatinti svečius atsakyti laiku
- Nurodykite aiškų terminą. Pavyzdžiui: „Prašome atsakyti iki gegužės 1 d.“ Be termino atsakymas atidedamas neribotam laikui. Tą dieną gausite ir galutinį svečių sąrašą.
- Įdėkite nuorodą arba QR kodą į kvietimą. Svečiui užtenka nuskenuoti telefonu – ir forma jau prieš akis.
- Likus savaitei iki termino, priminkite. Užtenka vienos trumpos žinutės su nuoroda tiems, kurie dar neatsakė.
- Formą darykite trumpą. Kuo mažiau laukų, tuo greičiau svečias ją užpildys.
Ką gausite jūs
Kiekvienas svečio atsakymas iškart atkeliaus į jūsų el. paštą. Laiško temoje matysite svarbiausia: kas atsakė ir ar atvyks. Svečias taip pat gaus patvirtinimą, kad jo atsakymas pasiekė jus, todėl nebereikės klausinėti „ar gavot?“.
O kai praeis atsakymų terminas, mes atsiųsime jums tvarkingą svečių sąrašą Excel formatu: vardai, poros, mitybos ypatumai ir dainų pageidavimai vienoje lentelėje. Jums nereikės nieko perrašinėti ar skaičiuoti. Sąrašą galėsite iškart perduoti restoranui, naudoti sodinimo planui, o dainų stulpelį nusiųsti DJ.
Norite tokios svetainės savo vestuvėms?
Sukursime jūsų vestuvių svetainę su RSVP forma, šventės planu, jūsų istorija ir galerijomis – įskaitant „Paparacio“ galeriją, į kurią svečiai patys įkelia vestuvių nuotraukas. Užsakykite čia ir svečių atsakymus rinksite be streso.
